クラウドpbxはホテルでも導入すべき？導入するメリットやデメリットを解説
ホテル向けクラウドpbxの特徴とメリット
クラウドpbxの機能は、ホテルでの使用にとても相性が良いです。クラウドpbxではスマホやタブレットなどの端末を内線化できるのが大きな特徴ですが、その内線端末を客室に置くことで、客室からフロントなどへの電話をすべて同じシステムで管理できるようになります。こうした内線化された通話は通話料が無料ですし、外線も通信費が下がるので、大きなコストダウンにつながるのがメリットです。同じように、スタッフにスマホを提供し、それを内線化することで、スタッフ同士のコミュニケーションもコストカットできます。
また、客室に置く端末をタブレットにすることにより、利便性の向上を図れるのも特徴です。タブレットなら1台で様々な言語に対応できますので、分厚い案内冊子を置く必要がありませんし、画面でたくさんの情報を提供できます。グローバルな対応をしているホテルにおいては、顧客満足度を高めると共に、スタッフの対応回数が減り、効率化できるのもメリットです。
その他にも、ホテルならではのクラウドpbxの特徴としては、客室にスマホを置き、お客様に貸出するという使い方もできます。特に外国からのお客様だと、国内でつながる携帯電話を持っていないことも多いです。そこで、少なくとも内線電話でホテルとつながるスマホを貸し出すことで、安心して外出していただけます。地図アプリなどを入れておけばナビとしても使ってもらえますので、観光やビジネスユースでも便利です。
他にも、ホテル向けのクラウドpbxでは、通常の業務システムとの連携ができるという特徴も持っています。客室のステータスをチェックしたり、ステータスを変更するシステムと連動させて、フロントで一元管理ができるようになります。また、モーニングコールの自動設定や外線コールの課金管理なども、同じシステムで処理できるようになりますので、お客様を待たせることなく、サービス提供と案内ができます。スタッフの作業もかなり減りますので、人件費削減や本来業務へ集中できるといったメリットが生まれます。
また、客室からの注文にも簡単に対応できるようになります。たとえば、ルームサービスや問い合わせなどを、客室に設置したタブレット端末から行うことができます。いちいち電話に出て内容を確認してから対応することがなくなり、スタッフの業務効率が上がります。また、気軽にサービスを頼んでいただけるようになりますので、顧客満足度も顧客単価も上がるので、まさに一石二鳥と言えるでしょう。
スタッフが持つスマホ端末では、内線機能の延長として、チャットができるものもあります。声を出して話をすることができない場でも、チャットで簡単かつすぐに連絡することができ、スムーズなコミュニケーションが取れるようになります。代表番号をスマホで受けたり転送したりする機能もありますので、フロントにいないスタッフでもすぐに対応できるというメリットもあります。
ホテル向けクラウドpbxのデメリットと注意点
非常に利便性の高いホテル向けクラウドpbxですが、タブレットやスマホ端末の新規購入などの初期費用がかかります。そのため、導入費用についてはしっかりと資金計画を立てておく必要があります。また、それなりに高価なタブレットを破損されたり、盗難されたり、といった事態になる可能性もあります。そのために予備の端末を持っておく必要がありますし、交換の度に端末を購入しなければなりません。作業効率や顧客満足度の上昇と、コストとのバランスをしっかりと考える必要があるでしょう。もっとも、クラウドpbxにすることによって、従来のPBXシステムよりはずっと通信費用を削減できますので、その分も考えて計算すれば、大きな負担とならないはずです。
どんなシステムでもそうですが、最初のうちはスタッフが慣れるまでトラブルが発生しがちである点も考えておかなければなりません。客室からのコールに気付かなかったり、スタッフ同士の内線のかけ方が分からずに戸惑ったり、といったことが起こり得ます。また、お客様から客室に設置したタブレット端末の使い方について質問されるなど、思わぬ所で手間がかかることもあります。最初のうちは勝手が分からないことに加えて、自分自身が新しいやり方を覚えないといけないので、大変かもしれません。
ホテル仕様のクラウドpbxはメリットが大きい
クラウドpbxの特徴を生かしたホテル仕様のサービスは、非常にメリットが大きいです。タブレットやスマホを客室に設置して、それをクラウドPBXにつなぐことで内線をすることができますし、様々な案内も画面上で行えます。快適な客室空間を作れることに加えて、コストダウンにもつながります。顧客満足度アップや業務効率化を図るために、とても役に立つサービスと言えるでしょう。
