クラウドPBXのグループ着信機能はこんなに便利！使い方や使えるサービスを解説
クラウドPBXにはいくつもの便利機能があります。お客様や取引先とのコミュニケーションを促進し、より良い関係を築くために優れた機能もありますので、有効に活用したいものです。その一つに「グループ着信」という機能があります。具体的にどんな機能なのか、その使い方とメリットを解説します。同時に、グループ着信が使えるサービスも紹介していきます。
一斉着信を可能とするグループ着信機能
グループ着信機能というのは、一斉着信とも呼ばれる機能のことです。外部からかかってきた電話について、一つの端末だけでなくグループ全体の端末で鳴らすことができます。これにより、ある人が業務中などで電話に出られないとしても、グループ内の誰かが確実に対応できるようにします。
グループ着信機能には、いくつかの種類があります。まず、代表番号を設けることなくグループ着信ができるパターンです。これは、外部からグループ内の誰かの端末に電話がかかってきた時、その着信をグループのすべての端末で鳴らします。これにより、グループをいわば一つの対応窓口のような形にすることができます。もう一つのパターンは、代表番号を用いるケースです。外部から代表番号に電話がかかってきた時、登録してあるグループのすべての端末が鳴ります。それぞれの端末には個別の電話番号が割り振られていますし、内線番号もあります。それらの番号にかかってきた時にはグループ着信はせず、代表番号への着信のみすべての端末が鳴る仕組みとなっています。このどちらのパターンにおいても、着信があった端末のどれでも応答することができます。また、サービスによっては、保留状態にすることも可能です。
クラウドPBXにおけるグループ着信の使い方と利用できるサービス
クラウドPBXは、グループ着信機能と相性が良いです。というのも、クラウドPBXではオフィスに固定のビジネスフォンだけでなく、スマホも端末として利用できるからです。スマホとグループ着信機能を組み合わせることで、外出している社員でも電話対応ができるようになります。電話番をするために無駄にスタッフをオフィスに常駐させる必要がなくなったり、オフィスにいる人が対応できない場合でも確実に電話に対応できたりしますのでメリットは大きいです。
グループ着信機能は、多くのクラウドPBXサービスでオプションとなっています。そのため、契約の際に標準機能なのかオプションなのかを確認し、もしオプションであれば申し込みを別途行いましょう。グループ着信機能をオンにするには、管理画面からできます。着信グループに含めたい端末を選んでグループ化します。その上で、一斉着信にするのかなどの鳴らし方を選べばすぐに使えるようになります。クラウドシステムですので、オンプレミスとは違い機器の設定などは不要ですし、設定したらすぐに機能をオンにできるのがメリットです。ただし、サービスによっては端末に入っている専用アプリでも、一斉着信を受け入れる設定にしないといけないこともありますので、サービスの説明を確認して機能を入れましょう。
この機能が使えるサービスとしては、NTTコミュニケーションが提供している「Arcstra Smart PBX」があります。NTTグループが提供するクラウドPBXだけあって品質が非常に安定していますし、機能もビジネス用途をよく考えた使いやすいものばかりです。グループ着信機能も簡単な操作でオンにできますし、管理変更も楽ですのでとても使い勝手が良いです。
「Circle」も多機能のクラウドPBXを提供していて、ビジネスを効率化するのに役立ちます。コミュニケーションを円滑にするための使いやすいシステムで、ファイル共有やビデオ会議システムなどとの連携も可能となっています。国内だけでなく世界中で利用されているサービスでユーザー数も多いので、実績があるサービスにしたいと考えている人にも最適です。
「ひかりクラウドPBX」は、安定した通信品質とビジネス向けの様々な機能が盛り込まれいるサービスです。NTTが提供するサービスですので安心感がありますし、既存番号の引継ぎもスムーズに行えます。一斉着信機能も順次代表着信に変更できるなど、細かな設定が可能でオフィスの事情に合わせた使い方ができます。
クラウドPBXの機能をよく理解して業務効率化を図ろう
クラウドPBXは、従来のPBXや電話ではなかった便利な機能がたくさん設けられています。そのうちの一つにグループ着信機能があります。外部からの電話がかかってきた時に、グループに含めた端末すべてを鳴らせるというものです。確実に着信に対応できますし、スタッフの作業負担を軽減することにもつながります。こうした機能を理解し、上手に使って業務効率化を図りましょう。
