FAX複合機でおすすめの機種はこれ！最新の機能と併せておすすめのFAX複合機を解説
最新FAX複合機で注目の機能
FAX複合機はOA事務設備として重要度の高い機器です。仕事の効率に直結する設備でもありますので、できるだけ機能性の高いものにしたいところです。その点で、各メーカーでさまざまな便利機能を設けていますので、最新の機種の良さを知って導入したいものです。
たとえば、最新の機種はクラウド連携ができるものが増えています。今までの機種だと、パソコンで作った文書データはUSBメモリに入れて印刷する必要がありました。ネットワーク接続ができる機種であっても、オフィス内LANからの接続に限られていました。しかし、最近のものはクラウドに直接つなげられますので、社内LANにつながっていないスマホなどからでも印刷ができます。その分、手間が省けて仕事が速くなるのがうれしいところです。
また、操作パネルが大型化しているのも特徴です。もちろん、今までの機種にも液晶パネルはありましたが、最近はタブレットくらいの大きさになっています。そして、その画面で印刷したい文書の内容を確認できるので、文書の選択ミスがかなり減りますし、最終的なチェックで内容の間違いに気付きやすくなります。機能が増えている分操作も複雑になっているのですが、大型パネルによって機能の分類が見やすくなっているのもポイントです。よく使う操作をワンタッチで呼び出せる機能が設けられている機種も多くなっていて、スムーズに事務作業を片付けられます。
同じオフィスで複数のFAX複合機を使用する場合を想定して、柔軟性の高いハードディスク領域を設けているのも最新機種の特徴です。これは、異なるFAX複合機での連携を高めるのに役立ちます。たとえば、あるFAX複合機で受信したりスキャンしたりした原稿を保存すると、他の複合機でも共有できるようになります。いちいちパソコンから送信し直す必要もなくなり、スムーズに連続した作業ができます。同じように、あるFAX複合機に送ったデータを別の複合機にも共有させられるので、同時に文書を印刷したい時などにも使えます。
最新機能として注目したい別のものは、データ転送ができるというものです。受信したファックスを紙に印刷せずに、パソコンやスマホなどにクラウドなどを使って転送できる機能です。ペーパーレスを進めるのに最適ですし、同じ原稿を同時にデータ共有できるので、情報共有のスピードが上がるというメリットも生まれます。
おすすめのFAX複合機
「キヤノン iR-ADV C3520」
キヤノンは精度の高い原稿読み取りが特徴となっていますが、最近はデジタル化の技術をフル活用した機能に強みを持っています。たとえば、通信管理レポートを電子的に保存、参照できるようにしています。セキュリティー上の問題から、リテラシーの高い企業はFAXなどの通信状況をレポートにして保管しておくものです。それをすべて印刷するとなると面倒なのですが、この機種ではすべて電子ファイルにして取り出せるようにしています。パソコンでチェックしたり編集したりできますので、管理者の負担がぐっと減ります。また、「アドバンスドボックス」という、ファイル共有機能もおすすめです。複数の複合機のデータ共有をパソコンをサーバーを介さずに行える仕組みです。
「東芝 e-STUDIO 2515」
特にセキュリティーにこだわった機種で、情報漏えい対策をしたい企業におすすめです。複合機に関連して蓄積されるデータを暗号化して保存しているので、万が一不正アクセスなどによって情報を盗まれても見られないようにできます。また、異なる宛先に文書を送ることがないよう、誤送信抑止機能が付いています。つまらないミスから情報漏えいをするリスクを軽減するのに役立ちます。他にも、マグネットシールやクロス紙などへの印刷ができる機能もあり、自前でPOPなどを作れるのも便利でおすすめです。
「シャープ MX-2020」
最新機種の特徴としてクラウド連携ができるのはもちろん、この機種は無線LAN接続もできます。そのため、面倒な有線LANへの接続もできて、スピーディーに導入できるのがおすすめの点です。さらに、ファックス受信した文書を、自動振り分け機能によって自動的に転送してくれるのも便利です。必要な人にメール添付などの形で転送してくれるので、オフィスにいない担当者がすぐにスマホなどでチェックできて助かります。
利用シーンを考えて使いやすい最新機種を選ぼう
FAX複合機の最新のものは、オンライン接続できることやセキュリティー機能が強化されていることなど、さまざまなおすすめの機能を備えています。それぞれのモデルで特徴が異なりますので、自社オフィスでの利用シーンを考えて、より使い勝手の良い機種を見つけましょう。それによって、業務効率化を図ることができます。
