弁護士や法律事務所にもクラウドPBXは最適？活用事例を解説
クラウドPBXは、従来のPBXの機能を特別な機器を設置することなく利用できるサービスです。クラウド技術を活用することで、従来のPBXではできないウェブ会議やチャット機能なども利用することができ、多様な働き方を促進することができる強力なツールです。
働き方改革を積極的に実践する企業でクラウドPBXを導入する動きが活発化していますが、弁護士や法律事務所こそ前向きに導入を検討すべきサービスなのです。今回は、法律事務所での導入に焦点を当て、解説していきます。
弁護士事務所こそクラウドPBXを利用すべき理由とは？
なぜ弁護士事務所こそクラウドPBXを導入すべきなのでしょうか？それは、弁護士事務所が抱えがちなビジネスの課題をクラウドPBXならば解決できる可能性が高いからです。まず、クラウドPBXを活用することで、外出中であってもスマートフォンで代表番号での受発信ができ、また内線を受けることもできます。これにより少人数のオフィスであっても、外出時にも電話が受けられるようになり、その電話を転送することも可能なため、電話対応がより円滑に行うことができるようになります。小規模なオフィスであれば、全員が外出中ということも珍しくないため、クラウドPBXであれば、そのような状況でも迅速に対応が可能となるわけです。
その他にも、対面するのを避けることができるウェブ会議などのテレワークにも対応することが可能です。コロナ禍により一気にリモートワークへの需要が高まり、さまざまなビジネスシーンでウェブ会議などのテレワークが浸透したことにより、今後のビジネスでは欠かせないものになりつつあります。弁護士の場合もクライアントとの面談に活用でき、クライアント側から見れば、いちいち事務所まで赴く必要がなくなるため、クライアントの利便性向上に貢献することもできます。
また、電話だけでなくFAXも外出先で送受信できる点も弁護士事務所などにとっては魅力的な点だと言えるでしょう。昨今はペーパーレス化が急速に進んでいますが、弁護士事務所では紙でやりとりすることが他の業界よりも多く、FAXでまだまだ現役な事務所も少なくないでしょう。クラウドPBXによるインターネットFAXを活用することで、オフィス以外からもFAXでやりとりすることが可能となります。クラウドPBXを導入することで、仕事をする場所にこだわる必要もなくなり、多様な働き方を促進することができるのです。
クラウドPBXを活用するメリット
弁護士事務所において、クラウドPBXを活用するメリットはさまざまなものがあります。例えば、事務所を移転することとなっても、そのまま同じ番号が使えます。これにより、事務所移転に伴い、クライアントや関係各所との関係維持にかかる手間暇を省くことができます。さらにホームページに電話番号を載せた場合には、どの広告からの効果だったのかを測定することができるため、広報戦略に役立てることも可能です。
その他にも、従来のPBXよりも通話料などをコストカットできるという点も魅力的です。また、IVRや自動通話録音などの機能などもオプションで追加できるため、それぞれの状況に合わせた活用ができる点も見逃せません。このようなカスタマイズ性の高さもポイントの一つです。
また、基本的にクラウドPBXには、電話帳機能も付随しています。顧客情報を電話帳に登録しておくことで、顧客に対してきめ細かな対応を提供することも可能となります。さらに、時間を設定して自動アナウンスを流すといったこともできます。この機能を活用することで、営業時間外でも自動で電話対応をすることが可能になります。代表番号から電話する場合には、通話料が安くなることもある点もクラウドPBX導入のメリットの一つです。
最後に、在宅ワーカーをより活用しやすくなるメリットもあります。前述のとおり、クラウドPBXを利用すれば、どこにいても会社の電話として受発信ができるとともに、ウェブ会議システムなども活用することで、在宅ワーカーであってもオフィスにいるのと遜色ない働き方が可能となります。柔軟な働き方を支援してくれるので、従業員一人ひとりに合った働き方を提供できるため、多様性を維持することに貢献します。
まとめ
弁護士や法律事務所では、日々さまざまな連絡があるため、確実に通話ができる電話環境や、リモート面談でも問題なく対応ができることが重要となるとともに、信頼獲得にもつながります。また、クラウドPBXの通話録音機能は弁護士の業務を遂行する上で、非常に重要となる機能です。クライアントとの通話内容を正確に記録することは、案件を双方の齟齬なく把握するために不可欠なものです。クラウドPBXを活用することで、これらを実現することができるのです。
