使用しているクラウドPBXは引っ越しても使用可能？徹底解説
オフィスの引っ越しをする場合、様々な手続きや作業が必要となり面倒で時間がかかるものです。少しでもその手間を簡素化するために、クラウドPBXを利用することをおすすめします。というのも、クラウドPBXはその特性上、オフィスが変わっても大きな変更をすることなく使い続けられるからです。どんな点でメリットがあるのか、引っ越しによって行うべきことは何かといった点について、本記事では解説していきます。
クラウドPBXなら引っ越しでも番号が変わらない
クラウドPBXはオフィスを引っ越ししても、そのまま使い続けられます。しかも、電話番号をそのまま継続できるというメリットもあります。これは、クラウドPBXが既存の電話回線を使うのではなく、インターネット回線を使ってサービスを提供していることによります。固定電話回線は、それぞれの管轄エリアによって電話番号が割り当てられているため、遠くに移転すると番号を変えないといけません。クラウドPBXはそもそもインターネットがつながっていればどこででも使えるサービスですし、スマホを利用して移動しながらでも同じ番号で話せる仕組みです。管轄エリアという観念がないので、引っ越しても電話番号を継続できるのです。
また、移転に伴う手続きや工事なども基本的にほぼ不要です。従来の固定回線の場合は、移転手続きをして新しいオフィスで開通手続きをしないといけません。さらに、電話番号も変わりますので、端末の設定を変えたり、お客様や取引先に連絡をしたりする必要が生じます。その点クラウドPBXであれば、電話回線をつなぎ直す必要はないので、そのままパソコンやスマホを新しいオフィスに持っていき、ネットに接続すれば同じように使えます。電話番号も一緒ですので、設定の変更も番号変更の連絡をすることもなく、かなり楽です。
このように、作業の手間と時間を省けますし、移転に伴うコスト削減にもなります。固定回線だと手数料や、新しいオフィスでの電話回線開通工事費などがかかります。こうしたコストは一切かかりませんので、クラウドPBXは無駄な経費をかけずに済む優れた手段となります。
引っ越しに伴ってすべきこと
上記のように、基本的にクラウドPBXの場合は引っ越しをする時の作業をかなり減らせます。とはいえ、全く何もしなくて良いというわけではありません。引っ越しをする前に、すべきことを確認しておきスムーズに移転できるようにしましょう。
まず、引っ越しが決まって新しいオフィスの住所が分かったら、クラウドPBX会社に移転することを伝えます。登録住所に変更があったことを知らせないと、請求書の住所もそのままですし、何らかの必要な郵送物も届きません。また、会社によっては特定の地域では市外局番に制限が加えられることも考えられます。今までと同じようにサービスが使えるのかも確かめておいた方が安全と言えるでしょう。
万が一、同じ会社では引き続きサービスを利用できないことが分かったら、別の会社を探して番号ポータビリティも含めた手続きをする必要があります。クラウドPBXの場合は、乗り換えも簡単であるとはいえ、前もって始めた方が安心です。
基本的に引っ越しだからといって、PBXで使う機器を交換する必要はありません。申し込み時に送られてきた終端装置を持って行き、新しいオフィスで接続します。使用するパソコンやスマホなどに変更がなければ、そのまま使えます。ただし、当然ですが新しいオフィスではインターネット回線自体は新たに手続きをしないといけません。工事が必要となることもありえますので、やはり十分余裕を持ってネット回線会社と打ち合わせをしておきましょう。
通常は、どのインターネット回線でも終端装置にケーブルをつなげば、すぐにクラウドPBXが使えるようになります。ただし、一部のネット回線会社や使用しているルーターによっては設定の変更が求められることもあります。移転してから面倒なことにならないように、事前にネット回線会社とクラウドPBX会社の両方に問い合わせておくと安心でしょう。そして、マニュアルなどを手元に準備しておき、すぐに取り出せるようにしておくと、いざという時に対応しやすくなります。
移転しても変わらず使えるクラウドPBXのメリットを生かそう
クラウドPBXは、一度サービスを開始すれば後はネット回線さえあれば、どこでも同じように使えます。そのため、オフィスを移転しても特に大きな変更もなく継続して使えます。こうした利点を生かして、様々な状況に応じて事務所や営業所、販売所などを移動することが多い事業でクラウドPBXを利用することができるでしょう。従来の電話回線よりも柔軟に対応でき、さらに移転作業を簡素化できますので、積極的にサービスの導入を検討したいところです。
