テレワークが進む時代にクラウドPBXが最適な理由を解説
そもそもクラウドPBXのメリットとは？
インターネット回線を利用した電話回線サービスのクラウドPBX、現代のビジネスシーンにおいて必須のツールとも言われていますが、実際にどのようなメリットがあるのか？テレワークとの相性を考える前に、まずこの基本的な部分について知っておく必要がありそうです。もっとも大きなメリットとして挙げられるのが、内線と外線との連絡をスムーズに行うことができる点です。インターネット上にクラウド化することによって電話回線を一本化することができるため、内線と外線の取次だけでなくデータの転送などもスムーズに行うことができます。これによって、例えば会社にかかってきた電話を外出中の社員がスマホで受ける、といったことも可能になるのです。また本社にかかってきた電話を支社で受けるといったことも可能になります。
さらにコスト削減にも役立つ点もクラウドPBXの重要なメリットです。以前までは電話の転送と言えば交換機が一般的でしたが、こうした機器を使用することなくインターネット回線を活用して機能をクラウド化することで導入が可能です。そのため、基本的にはインターネット回線さえあればすぐに導入することができますし、管理・運用のコストも最小限ですみます。しかも通話料金を安く抑えることも可能です。導入までの期間に関してもサービス内容によって異なりますが、一週間程度で可能なケースが多いようです。このスピード感もクラウドPBXが現代のビジネスシーンに向いている大きな理由として挙げられるでしょう。
もうひとつの大きなメリットとして、事務所を移転した場合でもこれまで使用してきた電話番号をそのまま使い続けることができます。インターネット上で電話回線を一元化している形ですから、場所を移動しても電話回線の環境を変える必要がないのです。電話番号を変えてしまうと取引先への通知などさまざまな時間やコストがかかりますから、これも見逃せないメリットです。
こうしたメリットがどのような形でテレワークに恩恵をもたらすのか？
では、こうしたクラウドPBXのメリットがテレワークにどういった形でメリットをもたらすのか？
1つ目のメリットから容易に想像することができるかもしれません。会社にかかってきた電話を外出中の社員が受けることができるのなら、自宅でテレワークや別の場所でリモートワークしている社員が受けることも可能になります。テレワークの問題点は、連絡をどのようにスムーズに行うかが非常に重要なテーマとなってきます。クラウドPBXならテレワークで勤務している社員・スタッフの電話回線も一元化することができますから、非常にスムーズに連絡をとり、業務を進めていくことができるのです。
さらに、テレワークをしているスタッフが取引先や顧客と連絡を取る際にもメリットが威力を発揮します。テレワークのスタッフが自分の携帯番号で顧客に連絡しようとすると、その電話番号は本人の携帯電話のそれになってしまいます。しかしクラウドPBXを利用して連絡をすれば、会社の番号でかけることも可能になります。先方としては見たこともない携帯電話の番号よりも馴染みのある会社の番号の方が安心して受けやすくなりますから、外部の顧客・取引先との連絡をスムーズにできるメリットをもたらしてくれることになります。
そしてテレワークの問題点・不安点としてしばしば挙げられるのが、「自宅で勤務しているスタッフがちゃんと仕事をしているのか把握できない」点です。クラウドPBXでは、こうした離れた場所にいるスタッフの通話状況はもちろん、データの活用・転送などの稼働状況も可視化することができます。ですからきちんと仕事をしているのか、業務がきちんと進捗しているのかを非常にわかりやすく把握できるのです。
低コストで理想的なテレワーク環境を実現できるクラウドPBX
こうして見ても、クラウドPBXが持つ特徴やメリットがテレワーク環境と非常に相性が良いことがよくわかります。しかも導入・運用のコストも少なく済むのですから導入しないのは損といっても過言ではないでしょう。場所を問わずに常にスムーズな業務ができる環境は、グローバルな現代社会において強力な武器ともなるはずです。
テレワークだけでなくリモートワーク、さらに本社と支社との連絡、テレワーク社員と外出中の社員の連絡などもスムーズに行うことができます。もうひとつ加えるなら、電話回線やデータ転送を一元化することで社内のセキュリティ環境も一元化したうえで強化することも可能です。
こうした内容を見てもテレワークとの相性だけでなく、これからのビジネスシーンにおいてこのサービスが非常に大きな威力を発揮することは明らかではないでしょうか。
