クラウドPBX用のアプリでできることを徹底解説
クラウドPBXはインターネット回線を使って通話をするため、アプリをインストールすればスマホでも使えます。そのため、どこででも通話ができるということで、スマホでの利用が多い傾向にあります。それぞれのサービスによって、スマホアプリでどんな機能があるかは異なりますが、かなり便利なサービスですので、できることを事前に確認しておくと良いでしょう。
通話に関する基本機能はすべてアプリで設定、利用が可能
クラウドPBXは、従来のPBXによる通話機能をすべて利用できます。それはスマホアプリでも同じです。たとえば、スマホから会社の代表番号での発信ができます。もちろん、専用アプリを立ち上げて、その中から発信操作をする必要はありますが、オフィスの固定電話機を使わなくてもどこからでも代表番号を使えるのはメリットが大きいです。また、内線通話も可能です。つまり、同じ会社の異なる部署の内線電話、社員固有の内線番号に電話できるわけです。内線電話の場合は通話料金がかかりませんので、ネット回線につながっていれば無料でいくらでもかけられます。当然、出先でも同じですので、社内のコミュニケーションにかかるコストを大幅削減できるのが利点です。
また、会社もしくはオフィスにかかってきた電話を、社員のスマホに転送させることができます。オフィスに誰もいない状況や、お客様から指名されたスタッフがいない場合でも、すぐに個々のスマホに転送できますので機会損失を防げるわけです。アプリには転送受付機能のオンオフや、時間帯指定ができますので、重要な会議中や休みの日、勤務時間終了後などは応対しなくても済みます。
基本的な電話機能として、他にも留守電機能や通話保留といったものがあります。さらに、アプリに電話帳や受発信履歴がありますので、そのまま通話をすることもできて便利です。さらに、電話番号の切り替えも可能です。代表番号でかけたい時もあれば、内線番号を使った通話をしたい時もあります。アプリで簡単に切り替えが可能ですので、とても使いやすいです。
クラウドPBXならではの機能もあって便利
従来のPBXにはない機能も、クラウドPBXなら使えます。サービス会社によって違いはありますが、専用アプリの中にチャット機能が入っていることも多いです。これは社内で使うことを想定したもので、社員同士でアプリを使ったメッセージの送受信ができます。わざわざ電話で話さなくても良いようなシンプルな連絡であったり、口頭だと間違いが生じやすいコードや数字などの通知をしたりする時に使えます。気軽にチャットなら連絡を取り合うことができますので、社内のコミュニケーションを活発にするのにも役立ちます。
メッセージを送るには、世間一般で使われているメッセージアプリを使うところもあります。しかし、こうしたアプリだと、友人や家族からのメッセージも入っているため、仕事のことを持ち込みたくないという社員もいるでしょう。その点、クラウドPBXの専用アプリであれば、業務用のメッセージしか送受信しませんので、余計なストレスをかけずに済みます。さらに、業務に関する連絡は専用アプリでのみするというルールを作ることで、メッセージの送信間違いなどによる情報漏えいを防ぐのにも役立ちます。
若い社員などは、チャットで気軽に文章をやり取りすることに慣れていますので、この機能は上司にとってもありがたいものとなります。こまめに報告をしてもらったり、意見を気兼ねなく伝えてもらう手段となるからです。
クラウドでのデータ共有をアプリですることもできます。たとえば、WEB電話帳を関係する社員すべてで共有できますので、連絡先の検索がとても楽になります。従来の電話システムだと、電話帳はそれぞれの端末にしか保存できませんでしたが、クラウドPBXならクラウド上に電話帳を置き、そこにすべての社員がアクセスできるようになります。そして、アプリですぐにWEB電話帳を呼び出して、そこから発信できるわけです。取引先や顧客の連絡先が更新された時など、常に新しく正しい情報を使ってコンタクトできますので無駄がなくなります。また、自分の端末に登録していない電話番号から電話がかかってきた時も、WEB電話帳に登録されているものであれば、名前などが表示されます。誰からの電話か分かって安心ですし、その時出られなくても折り返し電話がしやすくなります。
クラウドPBXアプリのメリットを活かした使い方をしよう
クラウドPBXアプリでは、従来のPBX通話機能をすべて使えるだけでなく、クラウドサービスならではの便利な機能もあります。特に、社員同士のコミュニケーションを緊密にするためのツールとして使えるのは大きいです。コストを削減できるなどのメリットの他にも、こうした利点が生まれますので、上手にアプリを活かした使い方をしたいものです。
