クラウドPBXを複数拠点で使用することは可能？
支店や支社など企業の拠点が複数の場所にある場合、電話通信システムも複数の拠点に対応させるほうが事業を運営する上で有利です。多くの企業が在宅ワークを推進するようになり、社員が異なる場所で働く企業も増えています。やはりこうしたケースでも一つのオフィスだけでなく、いろいろな場所にネットワークを持っていると便利です。クラウドPBXを導入することによって複数拠点での使用は可能になるのか、そのメリットとしてはどんなものがあるのかを確認してみましょう。
クラウドPBXにより複数拠点での使用は可能になる！
クラウドPBXを複数拠点で使用することは可能です。クラウドPBXはインターネット経由で音声やデータをやり取りするため、複数拠点からアクセスすることができ、場所に依存しない柔軟な使い方が可能となります。複数拠点でクラウドPBXを利用する場合、拠点ごとに異なる電話番号を割り当て、インターネットを介して相互に通話を行うことができます。また複数の拠点で同じ電話番号を共有するといった使い方も可能です。この場合、どの拠点からでも着信が取れるようになります。つまり親番号もしくは代表番号にかかってきた電話を、システム内にいる人であれば自宅でも遠方のコールセンターなどでも応答できるわけです。
クラウドPBXを複数拠点で使用する方法
比較的多いのが、各拠点にVPNもしくは仮想プライベートネットワークを構築し、クラウドPBXに接続するという方法です。この方法ではインターネットを経由して接続するため、導入コストを低く抑えられます。ある程度セキュリティーを強固なものにすることができ、在宅ワークで利用するケースでもデータを守りやすいというメリットがあります。ただし環境によっては、通信品質が低下することがあるというデメリットについても覚えておきましょう。
最もシンプルなのが、通常のインターネット回線を使った接続です。それぞれの拠点で利用しているインターネット回線からクラウドPBXに接続する方法です。この方法は導入コストが最も低く抑えられます。ただし拠点ごとの通信品質に影響されることがあり、セキュリティー上の脆弱性が高まる恐れもあります。
クラウドPBXを複数拠点で利用するメリットは多い
クラウドPBXを複数拠点で使用するメリットは多くあり、従来のPBXや別個に通信環境を構築するよりも良いところがたくさんあります。例えばコスト削減ができる点です。複数拠点で同じ電話番号を共有することで一定の割引を受けられることが多いため、通話料にかかるコスト削減につながります。また、着信や発信の管理が簡単にできるようになるのも魅力です。
業務効率化という面でも役立ちます。複数拠点からアクセスすることで、スムーズな業務フローが実現できるからです。例えば、ある営業拠点からの問い合わせを本社拠点で受け付け、他の拠点で対応することができます。これにより人員が少ない支店の負担をお互いにカバーし、専門的な問い合わせに対してより迅速に対応できるといった成果が生まれます。
地理的な制限を事実上なくせるというのもポイントです。1つの電話番号で受付ができるため、スタッフを確保しやすい地方部にコールセンターを設けたり、在宅ワークをしているスタッフに窓口対応をしてもらったりといったことができるようになることで、働く場所を気にする必要がなくなります。結果的に優秀な人材を確保しやすくなるほか、災害の際のリスク分散などのメリットも生まれます。
クラウドPBXを複数拠点で使用する際の注意点
クラウドPBXを複数拠点で使用する際にはいくつかの注意点もあります。まずインターネットを介して音声やデータをやり取りするため、通信品質の問題が発生するリスクです。通信品質を確保するためには、それぞれの拠点において回線速度の確保やネットワーク管理の強化が必要です。特にリモートワークで使う場合は家庭用のネットとなるので、回線速度の低下に注意が必要です。
使い方にもよりますが、複数拠点で一つのシステムを管理するため、管理者の負担が増えることがあります。中央にいる管理者が自分の目の届かないところにある拠点の管理をすることになるからです。特に拠点ごとに異なる電話番号を割り当てる場合は、管理が複雑化するため注意が必要です。
多様な働き方を支援するクラウドPBXを検討してみよう
クラウドPBXはインターネットに接続できれば同じシステムを共有できる便利なサービスです。そのため本社と支社、在宅ワーカーなどの複数拠点を同じシステムでまとめられるという利点があります。管理の複雑さなどの注意点はありますが、上手に使えば多様な働き方を推進するのに大きく役立つので、利用を検討してみましょう。
