クラウドPBXを利用した電話代行サービスが便利！サービスの詳細を解説
クラウドPBXを利用した電話代行サービスとは？
取引先からの不意の問い合わせへの対応、新規顧客の獲得などに役立つ電話代行サービス。依頼者に代わって電話に対応し、取次や内容の確認などを行うサービスですが、クラウドPBXの普及によってこの業務にも大きな変化の波が押し寄せようとしています。クラウドPBXの特徴と電話代行サービスとの相性がとてもよく、新しい可能性が開かれようとしているからです。
このクラウドPBXと電話代行サービスとの関係においては正反対な2つの面が見られます。一つ目は先述したクラウドPBXとの相性のよさです。インターネット回線を利用してクラウド上にPBX環境を構築するクラウドPBXは、内線・外線を問わず電話回線を1本化したうえでスムーズに連絡を取り合える環境を築くことができます。
例えば本社にかかってきた電話を支社で受ける、オフィスにかかってきた電話をテレワークのスタッフが対応する、さらにはオフィスとテレワークのスタッフ、本社と支社との間に内線の形で連絡網を築き上げることができます。
こうしたクラウドPBXのメリットを活かすことで、電話代行サービスの環境を大きく改善することができるのです。電話代行サービスに対応するスタッフがどこにいても電話を受けることができるうえに、すぐに担当者に取り次ぐことも可能だからです。それこそオフィスには少人数のスタッフしかいない状況でも電話代行に対応できるテレワークのスタッフがいれば多くの顧客を獲得したうえで業務を行うことができます。
これは電話代行サービスを利用する側にとってもさまざまなメリットをもたらします。電話代行サービスを利用して電話に出てもらい、後日連絡をするよう内容の確認をしてもらうだけでなく、クラウドPBXを活用することでリアルタイムで取次をしやすくなります。ですから外出中に取引先や顧客からの問い合わせの電話が来たときにも電話代行サービスのスタッフを通してすぐに担当者が対応するといったことも可能になるわけです。
クラウドPBXを導入すれば電話代行サービスは不要？
もうひとつの面は、そもそも企業がクラウドPBXを導入すればそもそも電話代行サービスは必要ないのでは？ということです。これまで挙げてきたクラウドPBXの特徴・メリットから考えても、もしオフィスに誰もいない状況で取引先・顧客から電話がかかってきても外出中のスタッフやテレワークのスタッフが対応することができます。また外出中のスタッフが自分のスマホで会社の電話番号で電話をかけることもできますから、わざわざ本社に戻ってから連絡しなおす、といった手間も必要ありません。
そうなると、わざわざコストをかけて電話代行サービスを利用する必要があるのか？という疑問が生じるのももっともなのです。
実際にクラウドPBXの導入によって電話代行サービスが必要なくなるケースもあるでしょう。しかしすべてのシチューションにおいてそうしたことが起こるわけではなく、いつでも電話対応できるという状況がかえって手間を増やしてしまう業務の非効率化をもたらしてしまう面もでてきます。いくら外出中に電話対応できるといっても、外出先で仕事をしているときに不意の電話に対応できるとは限りませんし、予定が狂ってしまうといった問題も出てきます。
そのため、問い合わせの電話を多く受ける企業では必ずしもクラウドPBXの導入が電話代行サービスの不要をもたらすのではなく、むしろよりサービス面が充実した電話代行サービスが必要になる面も出てくるのです。その需要に応えるのがクラウドPBXを利用した電話代行サービスなのです。
クラウドPBXを利用した電話代行サービスのメリット
クラウドPBXと電話代行サービスを組み合わせることで、業務の効率化が可能になります。例えば問い合わせの電話を自分たちで受けるか、電話代行サービスに対応してもらうかを事前に分類することができます。重要な取引先などすぐに自分たちで対応する必要がある相手は自分たちで受け、そうでない連絡の場合には電話代行サービスに対応してもらうわけです。営業電話など受けることで時間の無駄になってしまうような電話を電話代行サービスで対応してもらうことも可能です。
さらに、あらかじめ取次できる時間帯を設定しておくことで、電話代行サービスが受けた電話をいつ担当者に取り次ぐべきかを決めることもできます。忙しいときには後で連絡してもらう、そうでないときにはすぐに対応する、といったこともクラウドPBXを導入した電話代行サービスならスムーズに行うことができるのです。
電話代行サービスも新時代に！
このように電話対応のわずらわしさから開放されつつ、必要な電話にはすぐに対応できる。そんな多くの企業にとって理想的な電話との付き合い方の実現に役立つのがクラウドPBXを利用した電話代行サービスです。これまで電話代行サービスを利用してきた企業はもちろん、クラウドPBXの導入を検討している企業もこの新しい時代の電話代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
