クラウドPBXで使用する電話機にはどんなものがあるの？
業務効率を上げるため、コストを削減するためにクラウドPBXを導入したいと考えている企業は多いです。しかし、導入することで,
「今まで使っていた電話機が使えなくなるのではないか」
「対応の機器を購入するために費用がかかるのではないか」
と不安も出てきます。そこで、クラウドPBXではどの電話機を使えるのかを確認して、導入の検討材料としてみることをおすすめします。
クラウドPBXではスマホを使うケースが多い！
クラウドPBXを実際に利用している企業では、スマホをメインとして使っているケースが多く見られます。というのも、クラウドPBXはインターネット回線を使って通話をするシステムですので、アプリを入れればスマホでも使えるようになるからです。専用のスマホなどもいらず、いま使っているものでも基本的には大丈夫です。社員一人一人がクラウドPBX経由で電話の応対ができることや、オフィスにいなくてもどこででも内線を使えるといったメリットがあります。
またクラウドPBXで電話機代わりにできるものとして、パソコンもあります。やはりパソコンでも専用ソフトを入れれば通話ができます。もちろん、スピーカーやマイクにつなぐ必要はありますが、今ではテレビ電話会議システムをPCで行っているところが多いので、搭載済みのパソコンが多いはずです。社員一人一人に固定電話機を設置していなくても、パソコンはすべての社員に供与してある会社が多いので、誰でも電話応対ができるようになります。また、コールセンター業務などの目的で使うのにも便利です。画面でお客様や商品についての情報を見ながら、コール業務ができますので効率も良くなります。
もちろんタブレットでも同じように電話機として通話が可能です。アプリを入れて、マイクを接続すればすぐに使えるようになります。タブレットはオフィスの受付に置いて、来客者が指定の部署、もしくは担当者に内線を直接つなぐといった使い方もできます。受付を無人化して、人員削減を図りたいという要望にも応えられます。また、クラウドPBXであれば、上記のように出先のスマホでも応対できますので、来客者が指名するスタッフがオフィスにいなくても、その場で通話できるというのもメリットです。
クラウドPBXでも固定電話機を使える
オフィスによっては、やはり従来のビジネスフォンのような固定電話機の方が慣れているといったケースもあるでしょう。また、派遣社員がいるなどの理由で、すべてのスタッフにスマホを割り当てることができない場合は、オフィスに固定の電話機があった方が実用的です。
クラウドPBXでもこうした固定電話機を使うことができます。といっても、今まで使っていたビジネスフォンをそのまま使えるというわけではありません。クラウドPBXはインターネット回線に接続して通話するシステムですので、電話機にもLAN配線を接続できないと基本的には利用できないからです。そのため、LAN回線につなげられるビジネスフォンに買い替える必要があります。このタイプのビジネスフォンは、SIPフォンと呼ばれるものです。接続できる回線がLANになるというだけで、受話器や番号ボタン、液晶などの仕組みは変わりませんので、今までの電話機と変わらない感覚で使い続けられます。
システム構築の方法によっては、インターネット回線から従来の電話回線につないで、従来のビジネスフォンを使えることもあります。しかし、専用機器をオフィス内に設置したり、回線規模が大きなプランになったりすることが多く、導入には制限がかかります。また、どちらにしても専用機器の設置など、導入コストがかかりますので、ビジネスフォン自体の切り替えと対して変わらない状況となります。
こうしたことから、固定のビジネスフォンを使いたいというオフィスはそう多くなく、より実用的なスマホでの利用をしているケースが多いです。固定ビジネスフォンを置く場合でも、部署に数台など台数を制限して設置することの方が多いです。
状況に合った電話機を用意しよう！
このように、クラウドPBXでは、スマホ・パソコン・タブレット・SIPフォンという4つのタイプの電話機を使うことができます。その中でも、最も使われているのがスマホです。社員ごとにクラウドPBXを使ってもらうことができますし、新たな機器の購入をしなくても良いというメリットがあるからです。もちろん、スタッフや仕事の内容によっては固定のビジネスフォンが使いやすいということもあるでしょう。誰がどんなシーンで電話の応対をすることが多いのかを考えて、より使いやすい機器の導入を検討することが大事です。サービス開始後にも電話機を増やすことは可能ですので、使い始めてから様子を確かめて調整していくというやり方でも問題ありません。
