クラウドPBXをBYODで導入し、劇的な業務効率化を実現するには？
個人端末を使用するBYODクラウドPBX
BYODとは、自分のデバイスを使用して業務を行うという意味です。多くの企業では、業務で使用するパソコンやスマホ、タブレットなどを企業で購入して支給しています。しかし、それを従業員が個人的に所有している端末にすることで、シンプルな端末の管理ができるようになるため、注目されています。
BYODはさまざまな分野で適用可能ですが、特にクラウドPBXとは相性が良いと言えるでしょう。というのも、ほとんどのクラウドPBXサービスはネットにつながっていて、専用アプリをインストールすればどの端末でも使えるからです。クラウドPBXアプリを社員が持っている個人用スマホに入れれば、自分のスマホを使って会社の代表番号でお客様に電話をかけられ、オフィスと無料の内線通話ができるようになります。
クラウドPBXは、そもそも導入が非常に簡単という側面を持っています。専用機器を必要せず、既存の端末でも高品質の通話ができます。今やスマホはほとんどすべての方が持っていますので、わざわざ新しい端末を支給しなくても、すでに持っている端末にアプリを入れてもらうだけで済みます。端末を新たに入れると、購入や設定、社員への使い方の説明などの時間と手間がかかることになり、せっかくのクラウドPBXのメリットを生かせなくなってしまいます。
もちろん、社員個人のスマホであっても、私用と業務用とを明確に分けて使うことができます。私用電話では今まで通り、スマホ本体の電話アプリを使いますが、業務用のクラウドPBXでは、専用アプリを立ち上げて通話などの機能を使えば、個人の携帯番号とは違う電話番号で相手にかけられるのです。相手は企業の電話番号から着信があったということしか分からないので、特に問題は生じません。もちろん、社員としても自分の番号を相手にさらすことがなく、安心です。
BYODクラウドPBXにはメリットと注意点の両方がある
BYODでクラウドPBXを行うメリットは、やはり企業側のコスト面での負担がかなり減るということです。端末購入費用や手数料、毎月の維持費などが一切かかりません。かなりの経費削減につながるでしょう。
また、社員が新たに増える場合、毎回端末を購入して設定しなければならないという手間がかかります。同じように、社員が辞めた場合には、端末を回収してデータの消去といった作業をしなくてはなりません。BYODであれば、こうした手間が不要となり、効率が良いのです。
BYODは社員にとってもメリットとなります。その一つは、いくつもの端末を持ち歩かなくて良いということです。着信があった時に複数のスマホを持っていると、どの端末かを探すのに面倒を感じることがあるものです。また、充電をしないといけませんので、いつもバッテリーのことを気にしなておかければならなくなります。その点、BYODであれば端末を増やさずに済みますので、身軽でいられます。
もう一つは、在宅ワークなどの働き方に対応しやすいという点があります。そもそもオフィスに来ることがほとんどない従業員であれば、端末を渡したり故障の際に取り換えたりする手間をかけるのはかなり大変です。しかし、BYODであれば、遠方で在宅ワークをしているスタッフも、アプリを入れるだけで済み、多くの問題を解決できるわけです。新しいスマホを受け取って、操作が分からない状態でクラウドPBXを使うよりも、使い慣れた端末で利用できるのもうれしいところでしょう。
一方で、BYODクラウドPBXにはいくつかの注意点もあります。1つは、セキュリティ面での対策を確実に行うべきということです。クラウドPBXサービスでは、顧客や取引先などのデータをクラウド上で、共有電話帳という形で保管していることが多いです。万が一、社員の端末を紛失したり、不正アクセスの被害に遭ったりしてしますと、重要な個人情報が漏れてしまうリスクがあるのです。また、個人所有の端末だと、自宅や遊びに行く場所にまで持っていくことになりますので、他の人に画面を見られたり、何かの事情で勝手に使われたりする可能性もあります。その際に、情報漏えいやアカウント盗用といった危険が生じることがあります。
そして、故意であれうっかりミスであれ、個人の端末だとクラウドPBXから私用電話をしてしまう可能性が高くなります。また、クラウドPBXを使用する際にはネット回線費用がかかりますが、その費用を個人が負担することになるため、どのように会社が補填するかも考える必要があるでしょう。
リスクを考えつつ、BYODを検討すべし！
BYODでクラウドPBXをするには、コストや管理上の手間を減らせるなどのメリットがある一方で、セキュリティ上のリスクもあります。両面を考えた上で、導入するかどうかを検討しましょう。
