クラウドPBXを導入して受付機能もスムーズに！クラウドPBXの受付システムではどんなことが可能？
クラウドPBXを導入することで、従来の環境にはなかった新しく便利な機能やサービスを入れることができます。その一つが、自動で対応できる受付システムです。オフィスのエントランスにスタッフを配置することなく、自動で対応できるようになりますので非常に効果的なシステムと言えるでしょう。まずはそのサービスで何ができるのかを改めて解説していきますので、導入の参考にしてください。
クラウドPBXの受付システムで来客対応を自動化できる
クラウドPBXの受付システムでは、オフィスの入り口にタブレットなどの端末を置き、来訪者に操作してもらうことで、自動で受付対応ができます。いろいろな使い方ができますが、代表的なものとしては、タブレット画面にオフィス内の部署名を記したボタンを表示させておき、そこをタップすると自動的に担当者につながるという機能があります。来訪者としては、画面で一度タップするだけで、すぐに目的の相手に訪問を告げられコンタクトを取れるため、とても便利です。いちいち内線番号を押すこともなく、直接担当者につながるため、より短時間で対応できるという良さもあります。
これは、オフィス側にとっても大きなメリットとなります。まず、受付にスタッフを常駐させる必要がなくなりますので、人件費を削減できるわけです。さらに、受付システムから呼び出した内線は、担当者のスマホやパソコンにコールされます。そのため、たとえ外出先にいるとしても応答することができて、コミュニケーションを取れるのです。
このシステムでは、部署の代表をコールする、特定の社員個人を呼び出す、総合受付につながるといった、いくつかの選択肢を設けることができます。そのため、総合受付から部署へ、その後担当社員へといった、面倒な迂回をすることがなくなり、スムーズに取次対応が可能です。社員の手間がかなり減りますし、来訪者としても待たされる時間が短くなりますのでメリットが大きいです。
また、いろいろな機能を簡単に組み合わせられるのも便利です。たとえば、来訪者がオフィスで会議をする予定になっている場合、そのスケジュールをシステムの中に組み込んでおけます。予定に含まれている来訪者が、受付システムで手続きをすると、自動的に会議が開催される部屋の情報を表示します。そして、会議に参加する社内のスタッフに、クラウドPBXを通して通知がなされます。外部の会議参加者が来たとすぐに分かりますので、入り口まで迎えに行ったり会議室に行って参加したりできます。
不在時でも対応できるのが便利
スタッフの出入りが多いオフィスだと、せっかく来訪者があっても対応できないケースが発生します。しかし、クラウドPBXの受付システムを導入すれば、スタッフが不在時でも対応可能です。たとえオフィスに誰もいない状態であっても、自動受付システムがあれば、入り口に設置されている端末を使って目的の部署やスタッフにコールできるからです。
ここでコールされた通信は、直接担当者のスマホにかかる仕組みとなっています。そのため、外出先で受付システム経由での通話をすることができます。直接の対面はできないとしても、確実にコンタクトを取れますのでより良い対応が可能となります。
さらに、来客通知を様々な形で行う機能も備わっていることが多いです。サービスによって詳細機能は異なりますが、誰がどの部署もしくは社員を目的に訪問したかの記録が残ります。そして、特定の社員を訪問した場合、その人に通知を発信できます。クラウドPBX経由でメールやSMS、チャットなどの形ですぐに通知されるわけです。自分が不在であっても、顧客が自分を訪問してくれたということがすぐに分かるため、素早い対応ができるようになります。
また、サービスによっては受付システムに認証機能を付けることもできます。たとえば、音声認証や顔認証システムを入れることで、定期的に来社して用事をする業者や納入スタッフなどは、いちいち対人による受付を通さなくても自動的に処理できます。部外者を認証システムで排除しつつも、許可を持つ人たちは簡単な手続きだけで入室できることになります。セキュリティー面でも環境を充実させられ、より安心のオフィス管理が可能です。
オフィスの受付を効率化してくれるクラウドPBX導入を検討してみましょう
クラウドPBXでできることは多いですが、中でも受付システムの連動はとても便利な機能です。前述の通り、オフィスの受付に人員を配置しなくて済むという効率の良さだけでなく、簡単操作で直接目的の部署や担当者につなげられるからです。しかも、不在時でもスマホで通知を受け取り対応できることを含め、ニーズに応じて様々な機能を加えられます。大企業だけでなく、小さなオフィスでも導入によるメリットは大きなものがありますので、コストパフォーマンスを計算して導入を検討してみてはいかがでしょうか。
