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PBXコラム
BCP対策にクラウドPBXは必須？BCP対策の概要やクラウドPBXの相性が良い理由を解説

BCP対策にクラウドPBXは必須？BCP対策の概要やクラウドPBXの相性が良い理由を解説

災害が多い日本において、企業としても様々な災害リスクを予測して、事前に対策をしておく必要があります。こうした災害についての危機管理はBCP対策とも呼ばれます。地域や事業内容によって取るべき対策は異なりますが、少なくても設備面でのBCP対策については、クラウドPBXが大いに役に立ちます。具体的にどんな点で対策ができるのかを考えてみましょう。

BCP対策について

BCP対策とは、災害を筆頭とする非常事態が発生した場合に、ダメージをできるだけ抑えた上で事業を可能な限りで継続する共に、早い段階で復旧するための対策のことです。BCP対策には、従業員やお客様を守ることや、企業の資産や設備を守ることが含まれます。さらに、企業が持つ業務関連情報や顧客情報を安全に保護することも含まれます。また、お客様に対応するための窓口やサービス提供体制を可能な限り継続することも重要なポイントとなります。特に、インフラを始めとする市民の生活や安全、健康に関わる業務では、災害が生じても継続してサービスを提供しなければなりません。
特に現代ビジネスにおいては、物理的な機械や設備と共に、データやオンラインシステムを維持することは、事業そのものを守るために欠かせない要素となっています。そのため、BCP対策の中でもIT関連のシステムや設備、データを守る対策に重点を置く必要性が増しています。

BCP対策にクラウドPBXが役立つ理由

クラウドPBXとは、企業の代表番号を含む電話対応窓口、そして従業員同士のコミュニケーションを取る内線などをクラウド化したものを指します。基本的にはインターネット回線でPBXシステムを作り、オフィスに置く固定電話だけでなく、スマホでも電話対応をできるようにします。物理的なPBX装置を設置する必要はなく、ネット回線と専用の小さな端末装置があれば、クラウドPBXの構築は可能です。スマホでも内線や代表番号への対応ができることから分かるように、基本的なシステムさえ機能していれば、ネットがつながるところであればどこでもシステムを使えるようになります。
こうしたクラウドPBXがBCP対策に役立つ理由の一つは、物理的な装置への依存度が低いことです。たとえ地震や水害などによってオフィスの電話機や端末終端装置が使えなくなっても、ネットにつながるスマホなどがあれば継続して利用できるのです。電話回線がダウンしたとしても、問題なくコミュニケーションの手段を維持できるわけです。

もう一つのポイントは、データや基本システムがクラウド上で保存され、機能するという点です。そのため、電話帳を含む顧客情報、オフィスや他拠点の情報も、確実に保護されます。たとえオフィスのパソコンやデータベースシステムが破損しても、クラウドに残っている情報を使って、必要な相手への連絡を取ることが可能です。クラウドPBXでは、クラウドFAXを組み合わせて資料のやり取りをクラウド化する企業も多いです。クラウドFAXも導入しているのであれば、業務に必要な様々なFAX原稿も安全に保存されるわけです。

また、拠点間のネットワークが生き続ける点もメリットです。物理的なPBXを使用している場合、ある支社もしくは本社が災害に遭ってPBXが損傷すると、他支社から連絡を取りづらくなります。しかし、クラウドPBXでは社員が持っているスマホが使えれば、オフィスが全壊してもコミュニケーションを取り続けられるのです。そのため、他拠点が必要な援助やバックアップをすることができますし、応援を送り込むのもスピーディーにできるわけです。また、災害に遭った拠点の代わりに、他拠点のオフィスで応対することも可能となります。設定を変えることで、業務継続が難しくなった拠点の番号を他拠点に振り返ることができるからです。

復旧が早いという点も、クラウドPBXがBCP対策において優れている理由の一つです。物理的なPBX装置を必要としませんので、ネット回線と固定電話機もしくはスマホさえあればすぐに回復できます。クラウドPBXのための復旧工事が事実上要りませんので、すぐに事業再開をするための助けとなるのです。また、オフィスそのものが使えない状態でも、スマホだけで電話応対することも可能となります。そのため、仮のオフィスであっても事業を再開しやすいというメリットも生まれます。