クラウドPBXではどんな機能が利用できるの？改めて解説
そもそもクラウドPBXってどんなもの？
クラウドPBXとは、インターネット回線を活用して電話回線網を構築するサービスのことです。電話交換システムの一種で、正式名称は「Private Branch eXchange」と言います。このサービスを導入することによって、遠隔地の電話回線を統括したうえで利用することができるようになります。
例えば、本社とは別に支社、工場、倉庫などの拠点を持っている企業の場合、それぞれの電話回線を内線として活用することができる機能を持っています。それによって支社にかかってきた電話を本社にいるスタッフが受ける、といったことも可能になります。
こうした複数の電話機で内線・外線を共有する環境では、これまでビジネスフォンが広く利用されてきました。これはオフィスに主装置を導入したうえでオフィス内の複数の電話を共有するシステムです。これに対してクラウドPBXではオフィス内はもちろんのこと、離れた地にある電話回線もインターネット回線を通して共有することができます。
当然、ビジネスフォンのように装置を導入する必要もありませんし、しかも簡単に遠隔地の電話回線同士を結びつけることができる、この大きなメリットから現代のビジネスシーンにおいて急速な普及が進んでいるのです。
クラウドPBXの導入でどんなメリットが得られる？
こうした機能面の特徴から、クラウドPBXを導入することでビジネスシーンでさまざまなメリットを得ることができます。
まず最大のメリットとして挙げられるのが、スムーズな電話対応・連絡が可能になる点です。何しろ場所を問わず会社宛にかかってきた電話を受けることができるわけですから、せっかく電話がかかってきたのに担当者が不在だったので対応できなかった、といった事態を避けることができます。
先述したように、支社にかかってきた電話を本社の電話で受けるといったシチュエーションだけでなく、外出中の従業員のスマホで受けることもできますし、テレワーク勤務をしている従業員が受けることも可能です。電話の取次や折り返し連絡をするといった手間を大幅削減することで、取引先の手間・面倒を軽減するメリットも得られます。
現代ビジネスではスピードが命とも言われます。せっかくのよいビジネスチャンスも適切なタイミングで対応できなかった、というわずかな問題のために不意にしてしまう可能性さえもあります。クラウドPBXを導入することで、そうした機会喪失のリスクを軽減することさえもできるわけです。もちろん、電話取次そのものの負担を軽減できるのも見逃せないメリットとなるでしょう。担当者がたまたま不在だったばかりに、他の作業をしていたスタッフが「現在担当者をは不在です」と言うためだけにわざわざ仕事を止めなければならない、といった問題も避けられます。
この点に加えて通話料金の削減のメリットも得られます。従業員同士の連絡も簡単にできるのはもちろん、クラウドPBXでつないだ従業員同士の会話は内線扱いになる機能を持っているため、通話料金が発生しないのです。例えばテレワークをしている従業員、遠隔地に出張している従業員との連絡もインターネット回線を活用することで内線扱いになるので、通話料金を気にすることなくいくらでも連絡を取り合うことができるのです。
クラウドPBXの導入で注意したいことは？
このように、導入することでさまざまなメリットを得られるだけでなくビジネスチャンスを広げるのにも役立つクラウドPBXですが、導入の際には注意しておきたい部分もいくつかあります。まず最大のポイントとなるのが、「利用しているインターネット回線の状況に利用環境が左右されやすい機能面の限界がある」点です。
とくに通話の音声はネット環境にかなり左右されてしまうため、ネット回線の状況が良くない場所では従来の電話回線よりも聞き取りづらくなってしまうこともあります。例えば、本社にかかってきた重要な要件がある電話を外出先の不安定な通信環境で受けてしまうと、音声が途中で途切れるなど不都合が生じてしまう恐れも出てくるのです。従業員の間で内線として利用する分にはそれほど大きな問題にはなりませんが、外線として利用する際にはちょっと注意が必要になるでしょう。
それから利用料金の負担面の問題もあります。さきほど通話料金を節約できるメリットを挙げましたが、一方でクラウドPBXの導入・利用そのものにコストがかかります。ですから、このサービスをどれだけ利用するか、利用コストを上回るメリットを得ることができるかも導入するかを決めるうえでの重要な判断材料となります。
そしてもうひとつ、110番をはじめとした緊急時に利用する特殊番号にかけることができない点も挙げておくべきでしょう。
賢く活用すればメリット大！
このようにいくつかの注意点こそありますが、あらかじめ踏まえておけばそれほど大きな問題にはなりません。むしろ有効に活用することで業務の効率化、コスト削減、そしてビジネスチャンスの創出といったメリットを得られる優れた機能を持っています。テレワークの推進など多用な働き方を推進することで、人材の有効利用などに役立てることも可能です。
