クラウドPBXでもページングは利用可能？
電話設備から構内に放送を流すことをページングと呼びます。業務において様々なシーンで使われる機能で、これがあるとないのとでは、社員同士のコミュニケーションに大きな違いが出る職場環境もあります。構内放送をするにはいろいろな仕組みがありますが、PBXを使ったシステムを整えているところが多いです。そこで、クラウドPBXにしてもページング機能が使えるのかどうかを本記事では検証していきます。
クラウドPBXでもページングは利用できる
ページングは、従来のPBXでもクラウドPBXでも変わらず利用することができます。ただし、業者によってはページング機能を設けていないこともありますので、導入の際に構内放送ができるシステムを備えているかを確認する必要があります。小規模なオフィス向けのクラウドPBXがメインのサービスでは、ページングは備えられていないことが多いです。一方で、接続端末台数が多くて規模の大きな企業向け、もしくは工場やコールセンターなどの利用範囲の広いサービスを念頭に置いたプランでは、問題なく使えるケースが多く見られます。
そもそも、ページングとは一つのオフィスの中で使うものではなく、フロアがいくつも分かれているとか、倉庫のような広い敷地の中で使うものです。そして、特定の個人の番号に直接通話するのではなく、フロア全体に放送して多くの人に呼び掛ける形となります。そのため、オフィス規模や業務内容、施設の形状によって、要不要がはっきりと分かれるのです。具体的にページングの必要性がある環境としては、工場や倉庫、商業施設、学校やいくつものフロアを持つ医療機関などが挙げられます。また、イベント会場のように、一つのスペースであっても、たくさんの人が行き来して、それぞれに端末を用意できない状況でも使うことがあります。今まで構内放送をしていた企業も、クラウドPBX導入をきっかけに利用を始めたいと考えている企業も、どんなシーンでどのような形で使うかをイメージして検討すると良いでしょう。
ページングを導入するためにすべきこと
一般的なビジネスフォンやPBXだけでは、ページングを導入することはできません。クラウドPBX導入の際に、いくつかの設備を準備する必要があります。
まず、音声アダプターが必要となります。これは、ビジネスフォンから伝わってくる音声をアンプやスピーカーに伝達する装置です。いわば中継器となるもので、ビジネスフォンと接続する端子に加えて、今度はその音声をアンプに出力する端子が設けられています。音声信号を調整することで、異なるシステムであるPBXと放送システムをつなげられるようになります。また、アダプターには、放送を開始する前のチャイム音を挿入できる機能が付いていることも多く、ページングには必須のアイテムです。
このアダプターの後ろに、アンプを入れます。これは音声を増幅する機械で、通常の電話越しのボリュームから、構内全体に伝わるような大きな音にしてくれます。アンプの後ろにスピーカーが接続されます。ここから音声が流されることになりますが、小型のスピーカーを様々な箇所に複数設置するパターンと、大きなスピーカーを中央に1個だけ備え付けるケースとがあります。それぞれの施設の大きさや形状によって、適切なスピーカーの種類と置き場所が変わってきます。音響のプロに依頼して、設備の選択と設置をしてもらうことになります。
ハード面と共に、構内放送のマニュアルを作ることも忘れないようにしましょう。クラウドPBXを使った構内放送のやり方をマニュアル化し、利用する社員に教える必要があります。機械操作の仕方と共に、どんな表現で放送をするかを教えることで、聞き取りやすく、対象となる人へのメッセージを正しく伝えられるようになります。
このように、ページングを導入するにあたってはいくつもの設備が必要となり、当然ながらそれなりのコストがかかります。クラウドPBXを始める際には、PBXサービスのコストと構内放送用の設備コストの両方をしっかりと計算することが重要です。従来のPBXよりもクラウドタイプの方が通信コストなどを大きく下げられますので、すでにページングを行っている企業が全体のコストを下げたいという時にも有効な手段です。
全体の計画を事前に立ててページングを導入しよう
ページングはクラウドPBXでも利用できます。ただし、どの業者でも機能を提供しているわけではありませんので、事前にきちんと調べる必要があります。また、構内放送をするには、単にPBXシステムだけでなく、いくつもの設備が求められます。前もってどんな設備をどこに設置するのかを決めて、きちんとした計画の下に設備導入をすることが重要です。
