製造業でクラウドPBXはどのように活用できる？
自動車や機械、化学メーカーなど製造業に属する企業で、事務作業にお悩みを抱えているところも多いのではないでしょうか。特に中小企業の場合、電話応対に人員をさけず、状況を改善したいと考える方も少なくないはずです。
製造業の特徴として、広大な敷地と工場を所有しており、殆どの作業員が工場内で働いていることが挙げられます。従来は、オンプレミス型電話交換機を設置して、固定電話で応対していました。しかしながら、工場内にいる担当者を電話が掛かってくる度に事務室へ呼び出さなければならず、労働生産性の低下が課題となっていました。作業が中断してしまう懸念や、従業員に負担がかかることも考えられますよね。
そんな問題をクラウドPBXが解決してくれると評判になり、昨今多くの企業がビジネスフォンからクラウドPBXへ移行しています。今回の記事では、製造業の事務業務改善に多大な貢献を果たしているクラウドPBXについて、解説していきます。
製造業でクラウドPBXはどのように活用できる？
製造業と聞くと、世界に名の知れた大企業を思い浮かべる人が多いかも知れません。ところが実際は、中小企業の割合が95%を超えており、日本に存在する製造業のほとんどは中小企業です。いわゆる町工場など、社員数が10人程度の企業も多いのです。物を作るのが仕事の製造業にとって、電話応対などの事務作業はなるべく削減したいのが本音でしょう。
そういった企業が抱える問題として多いのが、ビジネスフォンを複数所有しているが故障や老朽化で入れ替えが必要な事例です。社用電話はもちろん必要だけれども、極力コストを抑えたい。効率よく電話を発着信したい、そんな意見が多いのです。また、社員数増加など会社の規模が変化した時も、増設コストを抑えたいという声もあります。
クラウドPBXを実際に導入した中小企業を見てみると、法定耐用年数が過ぎたタイミングで固定電話を無くし、スマートフォンやタブレットだけで全ての業務を行うことに成功しています。特定の担当者宛ての電話を着信した場合、スマートフォン同士で内線を繋げるので、その都度固定電話がある場所に行く必要がありません。もちろん、営業先を回っている社員にもすぐにコンタクトが取れます。
作業員が皆忙しく電話に出れない時は、会社宛ての電話を一次受付する秘書代行サービスを利用すれば、内線で担当者に取次ぎしてくれます。さらに、自動音声応答機能を利用すれば、取次業務や迷惑電話の削減が期待できます。着信時に自動アナウンスを流し、お客様のプッシュ番号で着信先を振り分けてくれますから、受付担当者が不要です。どうしても避けがたい不要な営業電話も、自動音声応答機能を挟むことで、3分の1から4分の1に減少したケースもあるといいます。
クラウドPBXによっては、インターネットFAX機能を兼ね備えており、複合機の更新及び消耗品コストが減少できたり、構内放送に利用するなど、様々な活用法があります。従来の固定電話やビジネスフォンから転換することで、事務作業にかかる時間を削減し、生産性の向上が期待できるはずです。
他にもこのような業界で活躍！導入をおすすめできる業界
クラウドPBXの導入が推奨されるのは、なにもコールセンターだけではありません。先程紹介した製造業以外にも、クラウドPBXによって大幅な業務効率化が期待できる業種は多数挙げられます。お客様からの問い合わせが多い飲食業界、特に多店舗展開する企業には重宝されること間違いなしです。問い合わせを手持ちのスマートフォンで受けられるほか、営業時間外は自動音声対応に切り替えることも可能です。電話帳機能によって、過去に何度も足を運んでくれた常連客か新規の方かも判別できるので、随時適切な対応ができるようになるでしょう。
新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークを実施する企業が増えましたが、IT業界などテレワークを行いやすい業種もクラウドPBXが向いています。パソコン業務が多いエンジニアは、勤務場所を選ばず、全国どこでも業務が可能な職種といえます。電話の取次ぎやコミュニケーションが円滑になる一方、拠点が増えても基本使用料は増加しません。IT業界に限らず、今後オフィス縮小化を図る企業は、クラウドPBXの導入を検討すべきです。
専門性が高い弁護士や、緊急対応が必要となる病院なども、クラウドPBXをおすすめします。自宅や外出先にいる時でも、緊急の案件があれば内線で連絡を受け取れます。弁護士などの場合、通話における顧客からの相談内容を録音する機能も役に立ち、業務が円滑に進むでしょう。客室ごとに電話機を設置しているホテル業界も、クラウドPBXとの相性はバッチリです。
部屋数が多いホテルですと、これまでは大型のオンプレミスPBX機器を設置していましたが、クラウドに移行することでスペース削減だけでなく、電話機をタブレットなどに置き換えることも可能になります。タブレットなら、フロントへの内線以外に、周辺の観光案内や外国人観光客向けサービスを提供できたりとサービスの幅が広がるはずです。
まとめ
クラウドPBXは導入コストが安いうえ、企業規模を問わずあらゆる業界で効率化を図ることに役立つと思われます。顧客や取引先とのコミュニケーションは必須であるものの、事務作業に時間を奪われるのはなるべく避けたい、というのが本音ではないでしょうか。従来のビジネスフォンからの入れ替えの検討中の方も、クラウドPBXなら短期間で導入できますから、業務に支障をきたすリスクが小さいはずです。業務効率化によって生まれた時間を、新規事業の発案や私生活の充実にあてることができ、社員さんにも喜ばれると思います。事務作業で課題を抱えている企業は、是非ともクラウドPBXを検討してみるといいでしょう。
