クラウドPBXを導入する際に必要なものを解説
これからクラウドPBXを導入したいと思っているのであれば、会社選びをすると同時に導入に必要なものを準備し始めましょう。クラウドPBXはインターネットを利用しているため、従来のビジネスフォンを使ったPBXよりは簡単に始められるのがメリットのサービスです。しかし、手続きや実際の機能利用には必要なものがいくつかありますので、準備しておかないと契約や便利な使い方ができません。しっかりと準備をして、スムーズにサービス開始となるようにしましょう。
クラウドPBX導入手続きに必要なもの
クラウドPBXは、事業者との契約をする必要があります。その際の契約手続きに必要なものとして、いくつかの書類を準備しなければなりません。法人であれば、企業としての活動が分かるものとして履歴事項全部証明書や、登記簿謄本などが求められます。また、代表者もしくは申し込み担当者の身分証明書も必要となります。個人事業主の場合は、本人確認書類として運転免許証などの他、税務署に提出する個人事業としての証明、たとえば開業届のコピーなどを求められるケースもあります。
クラウドPBXのメリットは、面倒な工事などがなく、最短時間でサービスを利用開始できることにあります。そのため、申し込み手続きも各社で簡素化する傾向にあり、ほとんどのケースでオンラインで申し込みは完結します。この手軽さとスピーディーさのメリットを十分に生かすためには、こうした書類をあらかじめ手元に用意しておくことが肝心です。どの会社でもホームページ上に必要書類を提示していますので、申し込みの前に準備しておきましょう。
こうした書類は、郵送をしたり窓口で提示したりする必要はありません。ホームページの申し込みページの中で、電子的に送信するだけです。写真を撮るかスキャンしてPDF文書にしておくことで、スムーズに送信できますので、こうした準備もしておくと良いでしょう。必ずしも申込者が準備するものではありませんが、会社によってはクラウドPBXの契約に当たって審査が実行されることがあり、そのための書類が必要と言われるケースも見られます。たとえば、負債の状態や最近の入出金記録の概要などです。とはいえ、厳格な審査ではありませんので、口頭での確認のみで済むときもあります。
必要な設備
書類の準備に加えて、クラウドPBXの利用にあたって設備上必要なものも確認しておきましょう。まず、インターネット回線は必須です。今までネット回線を利用している場合でも、これからは通話のためにも回線を使うことになりますので、ゆとりのある回線かを確認した方が良いです。クラウドPBXを導入したことで、ネット閲覧や業務基幹システムの処理が遅くなってしまうことがないためです。
また、電話機としてIP電話に対応しているビジネスフォンも準備します。従来のアナログ回線のみ対応のビジネスフォンは使えないことが多いので、買い替えが必要になる可能性も考慮しておきましょう。とはいえ、クラウドPBXはスマホやパソコンでも通話ができますので、かなり端末数を減らすことができます。
必須とまでは行きませんが、快適な環境作りにはWi-Fi環境もあった方が良いでしょう。特に、スマホでの利用を検討しているのであれば、オフィス内でWi-Fiを使えるようにしておくべきです。今までよりも無線接続する端末数が増えることが予想されますので、業務用の接続台数が多い機種を選定しましょう。
実際のサービス開始時には、クラウドPBX専用の終端端末装置を設置することになります。とはいえ、従来のPBXで使う主装置よりもはるかに小さく、インターネット回線構築で使っているルーターくらいの大きさです。基本的にこの装置は、サービス会社からの買い取りもしくはレンタルとなります。工事が必要なものではなく、ネット回線に接続するだけですので、自分たちでもすぐに取り付けられます。
スマホやパソコンでサービスを使う際には、専用のアプリをインストールすることになります。無料でそれぞれの会社のホームページなどからダウンロードリンクを見ることができます。
事前準備をしてスムーズに始めよう
クラウドPBX導入に必要なものとしては、書類と設備の両面があります。書類は法人か個人事業者かによって変わってきますが、それほどたくさんの書類があるわけではありませんし、作成するのも簡単です。設備についてたいがいは、すでにインターネット回線の環境があるところであれば、それほど多くのものを必要とするわけではありません。準備は大事ですが、大きな手間とコストが関わるわけではありませんので事前にすべて揃っているか確認して、申し込みをしてサービスがスタートしたらすぐに使えるようにしておきましょう。
