クラウドPBXで迷惑電話がかかってきたらどうする？対処法を紹介
電話は企業活動においてとても重要なツールですが、時に面倒が発生することもあります。その一つが迷惑電話です。
社員が対応することで時間を奪われたり、精神的なストレスとなってしまうなどの弊害が起こり得ます。そこで、クラウドPBXではどのような迷惑電話への対処策があるのでしょうか。クラウドPBXは従来の電話にはない便利な機能が使えますので、本記事で解説していきます。
クラウドPBXでは迷惑電話に対する着信拒否が簡単にできる
クラウドPBXでは、着信拒否を簡単に設定することができます。ほとんどのクラウドPBXには電話帳機能があり、クラウド上に保管された電話帳を使って番号を呼び出したり、着信履歴から誰がかけてきたのか分かるようになっています。さらに、それぞれの登録番号についてクイック番号のような個別の設定も可能です。そして、着信拒否も可能となっています。つまり、迷惑電話がかかってきた時に、その電話番号を電話帳に登録し、着信拒否とすることでその番号からの通話を通じなくすることができるのです。
また迷惑電話は、番号非通知でかけてくることも多いものです。そこで、非通知着信全体を拒否する設定にできます。非通知着信拒否をする場合に、その旨のガイダンス音声を流すかどうかも決められますので、一般のお客様が非通知でかけてきた時に、改めて番号通知をしてかけ直すよう促せます。
クラウドPBXでは、こうした設定をすべて自分たちで行えます。サービスの管理画面の中に、着信設定拒否とか電話帳管理といったメニューがありますので、そこからどの番号を拒否するのか、非通知拒否をオンにするかなどを選べます。設定したらすぐに有効となりますので、スピーディーに解決できます。電話会社などで手続きをすることがない分簡単にできますし、手続きが面倒だからと後回しにするといったことも起こりづらいのです。
もう一つのメリットは、電話帳情報はクラウド上に保存されるため、迷惑電話をかけてくる番号も共有できることです。ある拠点に迷惑電話がかかってきて、その対処として着信拒否をしたところ、他の拠点にかかってくることはまれにあります。しかし、クラウドPBXであればすべての拠点で電話帳が共有できますので、同時に着信拒否ができます。情報共有がしやすくなりますし、設定も個別に行う必要がなくなり、一貫した対処ができるのが便利です。
迷惑電話防止フィルターを用意しているサービスもある
サービス会社によっては、さらに効果的な迷惑電話対処機能を提供しているところもあります。それは、迷惑電話防止フィルターです。営業電話や悪質な詐欺的な電話、いたずら電話などをしてくる可能性の高い電話番号を自動的に発見し、その番号から着信があった場合、自動的にブロックするという機能です。つまり、迷惑電話自体が会社にかかってこないので、自分たちで何か対処する必要もないのです。
このシステムでは、警察や自治体などの公的機関が提供する犯罪に使われた番号や、ユーザーから情報提供を受けて問題ありと判断された番号などが収集、登録されます。これらの番号については、フィルターサービスを申し込んでいる利用者すべてに関して自動的に着信拒否となります。そのため、すでに被害を受けている迷惑電話がこれ以上かからないだけでなく、新たな迷惑電話を防止できる効果もあるのです。さらに、しつこい営業・勧誘電話を自動的にフィルターにかけて着信拒否しますので、電話窓口担当が対応する手間や時間を奪われずに済みます。
こうしたシステムを提供しているサービスでは、着信拒否設定と同時に全会話記録機能を設けていることが多いです。お客様とのやり取りを録音して行き違いを防いだり、悪質な電話の内容を記録してその後の対応に役立てたりすることも可能です。また、電話がつながった時点で自動音声ガイダンスによって、会話が録音されている旨を伝える機能もあります。こうした案内を聞くことで、悪質な相手が電話をその時点で切ることも多くなりますので、問題を最小限に抑えられるのもメリットと言えるでしょう。
クラウドPBXならではの便利機能を使って問題を減らそう
公開されている電話番号があると、どうしても企業にはいたずら電話やしつこい営業電話、時には詐欺的な電話がかかってくることがあります。こうした対応をすることで、時間と人力が奪われてしまうだけでなく、トラブルに発展することもあります。そのために、クラウドPBXでは電話帳から一括して着信拒否をすぐに設定できる機能があったり、サービスによっては自動的に問題のある電話番号からの着信をシャットダウンできます。クラウドPBXならではの機能の良さを生かして、問題を未然に防ぐ行動を取りましょう。
