クラウドPBXで働き方改革は進む？徹底解説
クラウドPBXとは、新時代のビジネス用電話交換システム
クラウドPBXは、クラウド技術を活用したビジネス向けの電話交換システムで、従来のビジネス電話の機能をインターネットを介して利用できるクラウドサービスです。従来のビジネス電話よりも優れている点として、機器の設置などの導入にかかる時間が従来よりも短縮される点があります。また、転送や録音、自動通話対応などPBXの機能が利用可能であり、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末に対応している点も特徴の一つです。
さらに特別な機器が不要で、月々の利用料金以外にはコストが発生しない点もポイントです。さらに内線通話も可能であるため、外出中の社員や別エリアにいる拠点との通信が無料となります。クラウドPBXは、低コストで多様なコミュニケーションを実現し、働き方改革やテレワークの推進に役立つと期待されています。
クラウドPBXの導入により、働き方改革がどのように促進されるか
クラウドPBXを導入することで、どう働き方改革が促進されるのかと言うと、まず非効率な会議などに対するアプローチとして、従来の電話システムには無かったウェブ会議システムなどの機能を活用することで効率化を図ることも可能となります。また、社員用スマートフォンを内線化することで、コストカットにも貢献するとともに、チーム間で気軽に連絡を取り合うことが可能となり、コミュニケーションの促進やチームワークの醸成が見込めます。
また、クラウドPBXを導入することで、リモートワークを今以上に促進させることもでき、従来のフルタイム勤務といった形式やオフィスに出勤するといった働き方にとらわれない多様な働き方が実現できる点も魅力的です。スマートフォンやPCなどの端末からアクセスできる内線通話が無料で利用できるため、積極的にリモートワークを取り入れようとする企業に適しています。
上記のように、リモートワークが積極的に導入され、リモートワークが働き方の中心となると、オフィスの移転や縮小といった選択肢も出てきます。クラウドPBXであれば、このような課題にも柔軟に対応することができます。というのも配線や工事の必要がないため、迅速かつスムーズな移転が可能だからです。また、電話番号を変えることなく導入できるため、顧客や取引先とのコミュニケーションを断たずに移転作業が行えます。これにより、企業の変化に迅速に対応し、効率的な業務を維持することができます。
クラウドPBXの導入で注意すべきことは、プロバイダー選び
クラウドPBXは働き方改革を実践していく上で、非常に強力なツールではありますが、いくつか注意しなければならない点もあります。
まず、このサービスはインターネットが接続された環境下でなくては利用ができず、ネットワーク障害などに見舞われると電話だけでなく、その他のサービスも利用ができなくなる可能性があります。そのため回線トラブルでインターネットが使えなくなったときなど、すべての業務がストップしてしまうこともありうるわけです。せめてお取引先や外回り中の社員に連絡を取りたいと思っても、電話も使えなくなってしまっているので、こういったリスクへの対応策も事前に用意しておくべきでしょう。
上記のことからも、特に気をつけたいのはプロバイダー選びです。サービスの品質や利用料、サポート体制など、個々のプロバイダーによって大きく異なります。もちろん高品質・多機能なサービスを提供しているところは魅力的ではありますが、必ずしもそれが自社に合っているのかどうかは別問題です。どのようなビジネス課題を解決したいのかを明確にして、それに合ったサービスを提供しているプロバイダーを選ぶことが大切です。
まとめ
クラウドPBXは上記のような特性をもつことから、特に以下のような企業にとって、クラウドPBX導入の利点は大きいと考えられます。
まず、リモートワークや柔軟な働き方を取り入れている、もしくは取り入れようとしている企業です。クラウドPBXを導入することで、場所を選ばず業務が行うことが可能となります。従業員がオフィスに行かずとも、自宅や外出先からでも業務が行えるため、柔軟な働き方が実現できます。
また、複数の拠点を持つ企業にとっても、導入効果は大きいと言えます。クラウドPBXであれば、各拠点ごとに回線を独自に設置する必要がないため、複数の拠点を一元管理することができ、運営上の負担が軽減されます。
いずれにしてもクラウドPBXを導入する際には、プロバイダーの選定はより注意深く行うことが働き方改革を成功させるために重要となります。
