クラウドPBXを学校（教育機関）で導入するとどのようなメリットがある？
クラウドPBXにより窓口対応が楽になる
学校におけるクラウドPBXの導入によって得られるメリットの一つは、外部からの電話に対する応答業務が楽になるという点を挙げることができます。公立の小中学校であれ私立の専門学校であれ、毎日のようにたくさんの電話がかかってくるものです。保護者や生徒自身からの連絡、教材などを販売する業者からの電話などです。こうした電話への応答は結構時間が取られるものです。しかも、担当者が電話機のある職員室などにいない時間も多いので、どうしても他の人が代わりに出て対応することも増えてきます。
そこでクラウドPBXの自動応答機能を使うことができます。電話がかかってくると、まず設定した音声ガイダンスが流れて、それぞれの用件に応じてプッシュボタンを押して担当する部署もしくは担当者に直接つながるように設定します。こうすることで、代わりの人が応答する手間が省けます。電話をかけてきた人としても、担当を回されることなく直接話したかった人と通話できますのでストレスも減るわけです。さらに、音声ガイダンスが流れますので、間違い電話をかけてしまった人はそこで電話を切ることになります。いわば不必要な応答をしなくて済むだけでも、忙しい教職員にとってはメリットのあることと言えます。
そして、クラウドPBXではスマホでも応答できるというのがポイントです。従来の通話環境だと職員室にいないと通話ができない状態です。しかし、教師は時間の大半を教室などの外部で過ごすわけですので、スマホを持っていればどこにいてもすぐに通話ができて便利です。特に保護者からの電話などは、すぐにその場で受けられた方がコミュニケーションがスムーズになりますし、わざわざ職員室に行く時間も節約できますので効率的になります。スマホを使えるという点では、学校外での活動を行う際にもメリットがあります。遠足や部活での遠征などでも、教師のスマホにクラウドPBXアプリを入れておけばいつでも通話ができるのです。教師が仕事で使う通話のために通話料を支払う必要がなくなりますし、別の教師や保護者などとも連絡を取りやすくなって安心です。
学校の業務効率化を図る
教師はかなりハードワークです。その仕事には生徒を前にして授業をするだけでなく、毎日たくさんの事務処理をすることも含まれています。むしろ、書類作成や連絡の方が大変というケースさえあります。こうした業務環境の改善のために、教育機関ではデジタル化を図ることが急務となっています。クラウドPBXの導入によって、教師や保護者の連絡先をクラウド上で一元管理できるため、スムーズに連絡先を見つけて通話をしたり、インターネットFAXを送ったりできるようになります。
また、クラウドPBXを導入することで、場所に関係なくさまざまな作業を行うことができるという、大きなメリットを生み出します。たとえば、夏休みなどの期間中に在宅でも勤務ができるようになります。今までは、さまざまな連絡を取るために、学校に行かないとできない仕事がたくさんありました。しかし、クラウドPBXを導入することで、専用アプリを入れたスマホを使って連絡を取り合うことができるので、わざわざ学校に行かなくても必要な作業を進められるようになるのです。
危機管理という面でもクラウドPBXを導入するメリットは大きいです。まず、上記のように教師一人一人が持っているスマホを使って通話ができるようになりますので、どこにいても緊急連絡がしやすくなります。また、クラウドPBXは、学校自体が地震や水害によって損傷を被ったとしても、ネットにさえ接続できればすべての機能を継続して使えるという良さがあります。災害に強い通信インフラを設けることができますので、生徒を守るという大事な学校の役割を十分に果たす助けとなることでしょう。
コスト面でのメリットもあります。クラウドPBXを利用することで、通話料金を削減することができるからです。また、多くの教育機関では教師に対してモバイル端末を支給する習慣を持っていませんが、クラウドPBXのアプリを入れれば教師個人のアプリで、プライベートの番号と分けて併用できますので、端末を支給せずに高品質の通信インフラを構築できるのもうれしいところです。
教師の負担を軽くするクラウドPBXの導入を検討してみよう
学校教師の負担が大きく人材不足が叫ばれるようになっています。こうした環境を改善するためには、さまざまな面でデジタル化を図って効率化させることはとても重要です。その点で、すぐにでもできるのがクラウドPBXの導入です。より保護者や教師間のコミュニケーションを活発化させるなどのメリットもありますので、真剣に導入を検討してみると良いでしょう。
